Ilgą laiką ir pati tikėjau tuo, kad agentūra be streso – neįmanoma. Greitas tempas, darbas su keliais klientais vienu metu, klientus ištinkančios krizės, į kurias reikia operatyviai reaguoti nepaisant to, ar jos ištinka vakarais, ar savaitgaliais, viršvalandžiai ir t. t.
Dažnam (pripažinsiu, ir man) tas nuolatinis užimtumas net kelia pasididžiavimo jausmą ir atrodo tarsi statuso išraiška. Esu užsiėmusi = esu svarbi, kuo daugiau padarau, tuo vertingesnė esu, kuo produktyvesnė būsiu, tuo daugiau pasieksiu. Tyrimai tai patvirtina. Nuolat užsiėmusius žmones dažnai lydi FOMO (fear of missing out) efektas – baimė ką nors praleisti, atsilikti nuo kitų. Skubantys žmonės dažniausiai bėga ne tam, kad padarytų visus pasaulio darbus, o tam, kad išvengtų neigiamų emocijų – kai esi užsiėmęs svarbiais darbais, nebelieka laiko galvoti apie tai, kas kelia nerimą.
Tačiau nuolatinį užimtumą visada lydi ir stresas – kaip sutalpinti visus darbus į ir taip perpildytą kalendorių, kaip per vieną dieną pasirūpinti kelių klientų darbais, kaip atsirinkti, kuriuos galiu atidėti? O dar tas kaltės jausmas, jei darbai velkasi diena iš dienos, jei nebelieka laiko asmeniniam gyvenimui! Ši problema ypač paūmėjo prasidėjus pandemijai ir perėjus prie nuotolinio darbo, kai visi klausimai virto valandiniais „Teams“ ar „Zoom“ susitikimais, ir dienos pabaigoje ėmėme suprasti, kad… tiesiog nebėra kada dirbti.
Pripažinsiu, su kolegomis ne kartą kalbėjome, kad dirbti agentūroje gali tik tam tikro tipo – stresui atsparūs – žmonės, ir darbas čia toli gražu ne visiems.

Vis dėlto po ilgų vidinių diskusijų, gilinimosi į šią temą supratome, kad galvodami, jog darbas agentūroje = stresas, liekame komforto zonoje. Juk kai priimi tai kaip duotybę, nieko nereikia keisti! O kai pradedama kvestionuoti, ar tikrai taip turi būti, gilintis į daugiausiai streso keliančius faktorius, galima atrasti įdomių dalykų. O svarbiausia – imtis veiksmų spręsti problemą!
Ką darėme? Visų pirma, dar dirbdami namuose, suorganizavome kolegoms dėmesingo įsisąmoninimo (mindfulness) kursą. Jo metu susipažinome su tuo, kaip atpažinti savo emocijas, kaip nepereiti į automatines ir mums įprastas reakcijas. Kitaip tariant, mokėmės ne išvengti streso, o keisti požiūrį į stresines situacijas, suteikėme įrankį, kuris gali padėti tose situacijose sukoncentruoti dėmesį į tai, kas svarbiausia. Turiu pripažinti, kad tai padėjo ne tik „naujoko protu“ pažvelgti į streso klausimą, bet ir gerokai suartino su kolegomis, kurių karantino laikotarpiu net nebuvome matę gyvai.
Lygiagrečiai atlikome apklausą apie tai, kas darbe kelia daugiausiai streso. Streso šaltinių gali būti įvairių – nuo darbo krūvio, kompetencijos trūkumo darbams atlikti, aiškių tikslų ir vertinimo sistemos nebuvimo iki kolegų ar vadovų pagalbos trūkumo.
Apklausa parodė, kad didžiausią stresą visiems kelia darbo krūvis, kelių darbų atlikimas vienu metu ir negalėjimas daryti įtakos savo darbo dienai.
Tuomet organizavome sesijas su komandų vadovais ir bandėme suprasti, kaip tai pakeisti.

Visos diskusijos vedė į vieną atsakymą – turime kitaip planuoti darbus. Iki šiol visuomet rengdavome darbų planus, tačiau dažnai nutikdavo taip, kad, vos tik gavę naują užduotį, iškart puldavome ją daryti. Kai dirbi vienas, su tuo dar gali susitvarkyti, bet kai dirbi komandoje ir nuo tavo atliktų užduočių priklauso kitų kolegų darbas, tampa tikrai sudėtinga.
Tad ėmėme testuoti darbų planavimo įrankius, kurie leidžia aiškiai planuoti darbus, matyti visos komandos užimtumą, neplanuoti darbų „ant viršaus“, kai visa darbo diena jau sudėliota, išskaidyti užduotis į smulkesnes ir jas susiplanuoti. O jei nutinka kažkas skubaus, stengtis darbus perplanuoti taip, kad skubi užduotis tilptų į dienos planą, o ne dirbti viršvalandžius. Aiškus planas suteikia jausmą, kad pats kontroliuoju savo darbo laiką, leidžia valdyti darbo krūvį, nedaryti kelių užduočių vienu metu.
Taip pat peržiūrėjome susitikimų organizavimo tvarką, kurią gerokai pakeitė karantininiai įpročiai. Nors iš pradžių „Teams“ ar „Zoom“ susitikimai atrodė puikus būdas taupyti laiką – nereikia važiuoti pas klientą, visus klausimus gali išspręsti trumpu skambučiu, sprendimai priimami greičiau. Vis dėlto, kai visi klausimai virto valandiniais online susitikimais, o dėl jų gausos susikaupę darbai – viršvalandžiais, atidėliojimo stresu ir nuovargiu, ėmėme spręsti ir tai.
Kartu užfiksavome kelias pagrindines taisykles: apsvarstyti, ar visada reikia susitikimo, aiškiai įvardyti susitikimo tikslą, siekiamą rezultatą, apgalvoti visų dalyvių atsakomybes ir nuspręsti, ar tikrai visi reikalingi susitikime, pasiruošti susitikimui iš anksto – atsiųsti medžiagą peržiūrai, susitikimus stengtis sutalpinti į 45 minutes, tarp susitikimų daryti pertraukas.
Be to, sutarėme, kad laikomės „ramių“ valandų – per pietus ir vakare galime nereaguoti į žinutes ir skambučius, išskyrus išskirtinius atvejus ir vieną komandą, kurios specializacija – krizių valdymas. Taip pat užtvirtinome, kad paskutinė darbo dienos valanda yra skirta dienos darbams pabaigti, rytojui susiplanuoti, tad susitikimų tą valandą neplanuojame. Ir – ką labiausiai įvertino kolegos – sutarėme vieną dieną per savaitę – penktadienį – išvis neorganizuoti susitikimų. Išimčių pasitaiko, bet „ramios valandos“ leidžia efektyviau planuoti laiką, ramiau, nebėgant iš vieno susitikimo į kitą, pabaigti darbus.

Kaip sekasi? Ar jau galiu teigti, kad agentūroje nebestresuojame?
Iš kolegų apklausų galiu daryti išvadą, kad einame teisingu keliu. Nuolat matuojamės temperatūrą, sekame streso lygį, klausiame kolegų, kas jį dar kelia, ir nuolat ieškome naujų sprendimų. Tad tikiu, kad ši misija – tikrai įmanoma.