Elena Glebauskienė

Autorius

„Čia neskubu, bet gal galima dabar?“, arba kaip deleguoti užduotis, kad rezultatą iš agentūros gautumėte laiku?

Niekas kitas taip gerai nežino šios skambios frazės nei žmogus, dirbantis komunikacijos agentūroje.

Manau, daug kolegų paantrins, kad tokiomis frazėmis kaip „labai skubu“, „mirtinai reikia“, „reikėjo vakar“, „neskubu, bet gal įterpsite šiandien?“ prasideda dažnas elektroninis laiškas.
Klientai kreipiasi į komunikacijos agentūras su įvairiais poreikiais – nuo pavienio teksto žiniasklaidai, įrašų soc. tinkluose, konsultacijos, vienkartinio projekto iki strategijų ar integruotų komunikacijos kampanijų įgyvendinimo tarptautiniu mastu. O norėdami paslaugas teikti kokybiškai, privalome skirti laiko įsigilinti ne tik į užklausą ar problemą, bet dažnai ir perprasti paties kliento verslo specifiką.
Įprasta kliento diena skaičiuojama darbo valandomis, o agentūroje tą laiką matuojame minutėmis, neretai ir sekundėmis. Normalu, kad kartais pasitaiko situacijų, kai užduotys „nukrenta“ netikėtai ir jas reikia atlikti čia ir dabar, tačiau neabejoju, kad dažniausiai tai galima numatyti iš anksto. Tad kaip dirbant su agentūra planuoti darbus, kad nenukentėtų  paslaugų kokybė ir visada būtų laiko įterpti „vieną labai skubų reikaliuką“?

1. Višta ar kiaušinis? Tikslas!

Patarimas: išsikelkite tikslą. Kiek žmonių bėgtų maratoną, jei nežinotų, kiek kilometrų nubėgę jie finišuos? Turbūt nė vienas. Tad svarbiausias dalykas įmonės komunikacijoje yra tikslas. Jei įmonė neturi tikslo, kurio siekia pasitelkdama komunikaciją, ir įrankių sėkmei matuoti, tikėtina, kad ir pasiekti rezultatų bus neįmanoma. Tai kur tada skubėti? Būtent dėl to rekomenduočiau visuomet prieš deleguojant užduotį, įvertinti, kokio tikslo siekiama. O tada apmąstyti, ar tikrai greičiau priartėsime prie tikslo, jei užduotį atliksime neskirdami pakankamai laiko į ją įsigilinti.

2. Ką vakare? „Tai nieko, be plano“

Patarimas: turėkite komunikacijos planą. Norint pasiekti gerų rezultatų, įmonės komunikaciją reikia planuoti, o agentūra gali būti ir planavimo, ir tikslų įgyvendinimo įrankis. Čia dirbantys savo srities ekspertai padės nustatyti įmonės komunikacijos tikslą, parengti komunikacijos planą mėnesiui, ketvirčiui ar net pusmečiui, ir, bendradarbiaudami, padės tą tikslą pasiekti. Padriki, į tikslą neorientuoti komunikacijos veiksmai įprastai atneša mažai naudos.

3. Reikia korekcijų!

Patarimas: aiškiai suformuluokite užduotį. Korekcijos atima daug laiko. Norint jų išvengti, svarbu teisingai suformuluoti užduotį. Venkite frazių „padarykite kažką, kad būtų gražiai“ arba „taip pat, tik truputį kitaip“. Nevenkite užtvirtinti užduoties briefo su agentūros atstovu telefonu. Dažnai po pokalbio paaiškėja, kad mintis raštu nebuvo perteikta teisingai.

4. Siunčiame jums suderinti

Patarimas: laikykitės terminų. Darbas su agentūra paremtas bendradarbiavimu. Norėdami užduotis atlikti sklandžiai ir dirbti be streso,  planuojame darbo laiką, laikomės susitarimų ir prioretizuojame užduotis. Tad jeigu nesulaukiame informacijos, sutartos medžiagos ar patvirtinimo iš kliento sutartu laiku, užduoties vykdymas atidedamas iki kito artimiausio laisvo laiko. O tai gali nutikti už kelių dienų ar net savaitės.

5. „Last minute deal“ galioja tik kelionių agentūroje

Patarimas: nelaukite paskutinės minutės. Paskutinės minutės pasiūlymo nuolaida galioja tik kelionių agentūrose. Komunikacijos agentūrose laikas planuojamas ir yra pats brangiausias dalykas. Tad deleguojant užduotį iš anksto, nelaukiant paskutinės minutės ar nesakant, kad „reikėjo vakar“, tikimybė, kad gausite kokybiškai atliktą užduotį, kurios nereikės koreguoti, visada didžiausia.

Tai kaip į 150 simbolių laukelį įrašyti 151 simbolį? Nelaukite. Planuokite. Ateikite su užduoties santrauka. Kuo daugiau laiko turime pasiruošti užduočiai, tuo geresnę kokybę galėsime užtikrinti, ir tuo greičiau gausime siekiamą rezultatą. Skubūs ir neplanuoti darbai gali būti įterpiami tik pastūmus kitas užduotis ar dirbant viršvalandžius, o tai įprastai apmokestinama papildomai. O turėdami patvirtintą komunikacijos planą, visada rasime laiko įterptį vieną kitą skubų darbelį.

Gauk naujienas pirmas!

Stebime komunikacijos pasaulio naujienas ir tendencijas. Visa tai pakuojame į mūsų naujienlaiškį. Nori jį gauti? Įrašyk savo el. pašto adresą. Kitkuo pasirūpins INK‘ai.

    Tai įvyko – INK naujienlaiškis jau žino kelią iki tavo pašto dėžutės. Ačiū! Geri darbai grįžta gerais laiškais.

    Informuojame, kad šioje svetainėje naudojami slapukai (angl. „cookies“). Paspaudę mygtuką „sutinku“, patvirtinsite savo sutikimą.