Deleguojame ar tiesiog skirstome užduotis – kaip įvaldyti darbų delegavimo meną?

Efektyvūs vadovai neprivalo dirbti daugiau už kitus – jie privalo tinkamai deleguoti užduotis.

Visuotinai pripažįstama, kad vadovai turi kuo daugiau darbų deleguoti savo darbuotojams. Deja, realybė šiek tiek kitokia – specialistų teigimu, daugelis vadovų iki šiol deleguoja nepakankamai. Dalis jų neslepia, kad jiems tai daryti paprasčiausiai sunku, kita dalis mano, kad deleguoja, nors iš tikrųjų tik skirsto užduotis, treti tiesiog neturi kam deleguoti, nes darbuotojai nėra pasirengę priimti įgaliojimų. Tad ką daryti, kai deleguoti vis tiek reikia?

Kartu su užduotimi – ir laisvė spręsti

Pripažinkim, iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad delegavimas – tai tik skambesnis eilinio užduočių išdalijimo pavadinimas. Turiu įtarimą, kad tai prisideda prie nepelnyto šios užduoties nuvertinimo. Todėl itin svarbu vos tik susidūrus su delegavimu suprasti jo reikšmę.
„Tam, kad delegavimas būtų efektyvus, pirmiausia reikia jį atskirti nuo užduočių paskirstymo ar nurodymų davimo – tai tikrai ne tas pats“, – sako psichologė, bendrovės „Addelse“ vadovė Airida Zavadskė.
Jos teigimu, šiuos du procesus skiria esminis kriterijus – galimybė pačiam priimti sprendimus. Kitaip tariant, gaudami priskirtą užduotį, darbuotojai iš vadovo gauna tik instrukcijų rinkinį – ką ir kaip turi padaryti. O kai darbas deleguojamas, darbuotojai kartu su juo turi gauti ir įgaliojimus. Tai reiškia, kad kartu su užduotimi darbuotojai gauna ir atsakomybę priimti sprendimus bei privalo būti už juos atsakingi. Šiuo atveju vadovas privalo aiškiai iškomunikuoti, jog pasitiki savo kolegomis, ir nepulti spręsti tų problemų, kurias jie gali išspręsti patys. Tiesa, labai svarbu palikti diskusijai atvirą erdvę, leidžiančią užduoti klausimus, tartis ir tik tada priimti savarankišką sprendimą.

Aiškiai suformuluotas noras

Ne mažiau svarbi delegavimo dalis yra aiškiai suformuluotas noras. Tiesa, A. Zavadskė sako, kad svarbu žinoti, ko norime, bet jei nežinome, kaip tai turi būti pasiekta, – ne bėda!
„Reikia prisiminti, kad tam komandoje ir yra specialistai, kurie dažnai geriau už patį vadovą išmano, kaip įgyvendinti vieną ar kitą idėją.  Jei dar nežino, tai bus proga lavinti savarankiškumą ir kūrybiškumą. Tačiau tais atvejais, kai patys nežinote, ko iš tiesų norite, užduotis nuskamba maždaug taip: „Nueik nežinia kur, atnešk nežinia ką. Tai nemotyvuoja darbuotojo, kuris bando atspėti, ko iš jo norima, o rezultatas dažniausiai nuvilia ir vadovą, kuris gauna ne tai, ko tikėjosi“, – pasakoja specialistė.
Kitaip tariant, jei pats vadovas nėra tikras, kas turi būti pasiekta, geriau aktyviai įtraukti komandą į ieškojimo procesą ir įgaliojimus veikti perduoti tik tada, kai užduotis tampa aiški visoms pusėms.

Tikroji delegavimo priežastis

Itin svarbi delegavimo pradžios dalis yra atviras atsakymas sau į klausimą, kodėl visgi nusprendžiau deleguoti. Nes, na, būkim biedni, bet teisingi, nutinka ir taip, kad imamės deleguoti tuos darbus, kurie mums tiesiog nepatinka.
„Tie atvejai, kai vadovas susigundo atlikti jam patinkančias užduotis, o neįdomias ar nemalonias perleisti kitiems, yra itin žmogiški ir suprantami. Dažnai taip nutinka, kai vadovas yra specialistas, atliekantis nemažai darbo pats. Tačiau labai svarbu kiekvieną kartą paklausti savęs – kuris iš šių darbų svarbesnis ir kuriam reikės daugiau mano įsitraukimo? Tai jokiu būdu nereiškia, kad vadovas turėtų susirinkti visus darbus, kurių nenori daryti jo pavaldiniai, bet negalima dangstytis delegavimu, bandant atsikratyti nemalonių užduočių“, – aiškina A. Zavadskė.

Įpusėtų darbų pabaiga

Jums atrodo, kad padarėte gerą pradžią, bet dabar skubūs ir svarbūs darbai neleidžia darbo užbaigti ir jūsų darbuotojui bus vienas malonumas jį perimti? Spoiler alert – greičiausiai taip nebus.
Organizacinės psichologijos specialistė A. Zavadskė perspėja: „Tokiais atvejais darbą gavęs darbuotojas galvoja „Hmm, man tiesiog numetė darbą“ ir jo motyvacija atlikti užduotį kokybiškai ir laiku krenta žemiau nulio.“ Būtent dėl šios priežasties, jei tik yra galimybė, geriausia būtų vengti perduoti pradėtus ar įpusėtus darbus.
Išvengti tokių situacijų paprastai padeda išankstinis įsivertinimas, ar turėsime galimybę užbaigti pradėtą darbą. Ir čia taisyklė labai paprasta – jei abejojate, geriausia iš karto deleguoti.

Nepamirškite asmeninio tobulėjimo

Pagaliau, yra tam tikrų darbų, kuriuos atlikdami patys asmeniškai tobulėjate. Kaip juos atpažinti? Tokius daryti dažniausiai gali būti baisu, nejauku, nefaina. Jei bent vienas iš šių apibūdinimų tinka – vadinasi, darbas kaip tik jums!
„Tinkamas delegavimas padeda darbuotojams ugdyti kompetencijas, lavina jų savarankiškumą ir pasitikėjimą savo jėgomis. Suteikite ir sau tą pačią galimybę. Nenuostabu, kad daugiausia tobulėti padeda tos užduotys, kurios nėra visai aiškios ir kurias atlikti pačiam sunku. Taigi – jei jus pakvietė skaityti pranešimą, o viešasis kalbėjimas nėra jūsų arkliukas, imkitės jo patys! Įvaldę šią užduotį galėsite ją kam nors deleguoti“, – šypsosi bendrovės „Addelse“ vadovė.
Tad priimkite delegavimo iššūkį, nes efektyvus delegavimas turi ir gali būti malonus visai komandai. 🙂

Ieškantiems daugiau įkvėpimo A. Zavadskė pateikia kelis papildomus patarimus:

  • Darbas bus atliktas efektyviau, jei darbuotojas bus susidomėjęs. Jei įmanoma, sudarykite galimybę darbuotojui išnaudoti stipriąsias savo puses. Todėl prieš deleguojant verta pagalvoti ne tik apie darbuotojo turimus įgūdžius ir patirtį, bet ir apie pomėgius bei darbo organizavimo principus.
  • Leiskite žmogui žinoti, kodėl pasirinkote būtent jį. Suradę geriausiai darbą galintį atlikti asmenį, jūs vis tiek turite paskatinti jį prisiimti naują atsakomybę. Kai parodote kitiems, kad palaikote jų augimą, sukuriama pasitikėjimo kultūra. Svarbu paaiškinti darbuotojams, ko tikitės iš jų, kodėl tai svarbu ir kokie terminai. Darbuotojai, kurie deleguotas užduotis priima kaip galimybes, yra labiau linkę stengtis dėl rezultato.
  • Švęskite mažas pergales. Grįžtamasis ryšys yra svarbi delegavimo dalis, todėl labai svarbu stebėti tiek konkrečios užduoties atlikimą, tiek darbuotojo pažangą, ir visada padėkoti už atliktus darbus. Pagirdami kolegas, kai šie atlieka darbą gerai, jūs padedate geriau suprasti, kokios kokybės darbo tikitės, o pateikdami pastabas, ką būtų galima daryti kitaip, padedate tobulėti jiems patiems.

Gauk naujienas pirmas!

Stebime komunikacijos pasaulio naujienas ir tendencijas. Visa tai pakuojame į mūsų naujienlaiškį. Nori jį gauti? Įrašyk savo el. pašto adresą. Kitkuo pasirūpins INK‘ai.

    Tai įvyko – INK naujienlaiškis jau žino kelią iki tavo pašto dėžutės. Ačiū! Geri darbai grįžta gerais laiškais.

    Informuojame, kad šioje svetainėje naudojami slapukai (angl. „cookies“). Paspaudę mygtuką „sutinku“, patvirtinsite savo sutikimą.