Mano laikas: tik išteklius ar vertybė?

Laikas yra vienintelė duotybė, kurios negalime turėti nei daugiau, nei mažiau, tačiau tai mūsų nesustabdo nuo neišmintingo elgesio: vėlavimo, delsimo ar beprasmio iššvaistymo.

Primygtinę psichologų rekomendaciją skelti dieną į tris dalis po 8 valandas darbui, laisvalaikiui ir miegui prisimename tik tuomet, kai įprastos užduotys ima panašėti į Sizifo darbą. Ką ir kaip daryti, kad gerbtume savo laiką ir tai, kam jį skiriame?
Komunikacijos agentūroje netobulus laiko valdymo įgūdžius labiausiai pajuntame įtemptais etapais, kurie nėra tinkamiausias metas keisti įpročius. Kai į projektą įtraukiame visą komandą, projekto vadovo gebėjimas tvarkytis su laiku turi neišvengiamos įtakos likusių komandos narių darbo režimui. Kita vertus, jei vos vienas komandos narys negeba kontroliuoti savo laiko, nuo to kenčia ir komanda, ir galutinis rezultatas, ir klientas.
Tad kokias nuostatas apie laiko valdymą turėtume įdiegti savo organizacijoje, kad laikas būtų ne išteklius, o vertybė? Vos keli nauji įgūdžiai gali iš esmės pakeisti tai, kaip jaučiamės dienos pabaigoje – nuveikę svarbius darbus, priartėję prie savo tikslo ar veltui ištaškę dieną.

1. E. laiškais perduoti tik svarbią informaciją

Britų mokslininkų teigimu, beveik pusę e. korespondencijos sudaro susirašinėjimas su žmonėmis, kuriuos iš karto galime pasiekti tiesioginiai. Taip, kolegą pakviesti pietų e. laišku – mažiausias nusikaltimas iš visų galimų. Visgi jis nėra toks nekaltas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio.
Jau minėtų mokslininkų teigimu, jei kiekvienas britas išsiųstų vienu laišku mažiau, Didžioji Britanija anglies dioksido poveikį aplinkai galėtų sumažinti tokia pačia apimti, kaip atsisakę 81 tūkst. skrydžių lėktuvu iš Londono į Madridą.
Psichologai visuomet priduria, kad elektroninės priemonės kenkia autentiškam ryšiui su žmonėmis. Juk kiekvienas mūsų turime ne po vieną istoriją, kaip neteisingai „nuskaityti“ e. laiškai sustabdė projektą, sužlugdė partnerystę ar sudegino laiką aiškinantis tarpusavio santykius.
Jei galime perduoti žinią žodžiu, taip ir padarykime. O tokius laiškus kaip „ačiū, gavau“ galime išgyvendinti iš biuro kaip atgyvenusią senieną, nebent tokių patvirtinimų reikalauja anksčiau nustatytos elgesio taisyklės.

2. Trumpinti susitikimus, retinti jų dažnį, siaurinti susitinkančiųjų ratą

Biurų koridoriuose įprasta fraze tapo nusiskundimas apie susitikimuose praleistą visą dieną. Suprask, darbų terminai ir vėl nusikėlė. Pasitaiko, kad kokiame nors išskirtinės svarbos susitikime tyliai prakiurksome (ir netgi slapta „pailsime“ nuo darbų) vien tik tam, kad į darbo laiko apskaitos sistemą galėtume įvesti „2 val. susitikime“.
Startuoliai jau seniai atsisakė ilgų susitikimų prabangos. Kai kurios Silicio slėnio organizacijos toleruoja tik 15 min. trukmės susitikimus, kitose galioja taisyklė, jog jei susitikimo dalyvis niekuo neprisideda prie susitikimo, jis privalo išeiti. O štai Elonas Muskas ragina atsisakyti visų didelių susitikimų.
Kaip susitikti efektyviai? Į susitikimą kviesti tik tuos žmones, kurie yra tiesiogiai susiję su nagrinėjamu klausimu ir gali padėti jį sprendžiant. Jei per klaidą prikvietėte per daug komandos narių, jie iš anksto turi žinoti, kad gali išeiti, jei susitikimui nekuria jokios pridėtinės vertės. Galiausiai, reikia vengti dažnų susitikimų, nes pernelyg dažni susirinkimai blaško lygiai tiek pat, kiek „Facebook“ žinutės.

3. Rytą pradėti nuo „varlės“

Jei rytą pradedame nuo „Facebook“ ar „Instagram“, diena praėjo veltui. Senas geras patarimas „varlę suvalgyti ryte“ nebetenka prasmės, nes „Facebook“ ir toliau diktuos mūsų dienos ritmą. Patyrę profesionalai sako, kad dieną reikia pradėti nuo tų užduočių, kurios yra svarbiausios mums, o ne mūsų aplinkai, nes tik taip gebame tapti savo dienos šeimininkais.
Ką tai reiškia? Jei turiu tikslą šiandien paruošti pasiūlymą klientui, tai turėtų tapti pirmuoju ryto darbu. Kodėl? Jei pradėsiu nuo „atsišaudomosios“ korespondencijos (t. y. atsakymų į gautus laiškus), didelė tikimybė, kad pasiūlymo klientui imsiuosi likus 15 minučių iki darbo dienos pabaigos. Tik tuomet, kai gebame strategiškai valdyti savo dieną, galime įgyvendinti ir strategiškai svarbias užduotis. Sniego gniūžtės principu tai turi poveikio ir visai likusiai grandinei – komandai, artimiesiems, mano karjerai ir pasitenkinimo savimi jausmui.

4. Mažinti komunikacijos kanalų skaičių

Ar kada skaičiavote, kiek skirtingų programėlių naudojate bendrauti su skirtingais žmonėmis? Nuo „Viber“, „WhatsApp“ iki seno gero „Skype“, daugelio mūsų išmaniajame telefone galima rasti iki dešimties komunikacijai skirtų programėlių. Negana to, esame įpratę gyventi 24/7 pasiekiamumo režimu – į bet kokį „pypt“ reaguojame nedelsiant. Nes toks yra lūkestis.
Nė vienas šedevras nebuvo nutapytas ir nė vienas išradimas nebuvo padarytas nesiliaujančių pyptelėjimų kontekste. Nuoseklūs, ilgi darbai reikalauja susikaupimo, kurį galime čia pat paleisti į orą socialinių tinklų žinutėmis.
Susiaurinę komunikacijos kanalų skaičių ir iš anksto informavę kolegas bei klientus, pagaliau iškovotume sudėtingiems darbams reikalingą nepertraukiamą darbo valandą. Atsisakę visuotinio susitarimo apie pasiekiamumą ištisą parą, laimėtume kelias netrukdomas poilsio valandas. Pastarosios kitą dieną užtikrintų kur kas efektyvesnį darbą.

5. „Laiko nesustabdysi ir neatsuksi atgal. Prieš laiką lygūs visi“

Laiko vertę galime suvokti tik tada, jei apie jį mąstome. Jo neapčiuopsime anksčiau nei gruodžio 31 dieną, jei sąmoningai nekelsime sau klausimo, kur ir kaip jį eikvoju. Sąmoningas požiūris į laiką padeda vertinti ir gerbti ne tik savo, bet ir kitų laiką.
Gerbdami savo laiką, gerbiame ir savo klientus, nešvaistome klientų tikslams įgyvendinti skirto „resurso“. Tuomet ramia sąžine galime išrašyti sąskaitas klientams, o jiems taip pat nekyla klausimų, kas iš tiesų buvo atlikta per nurodytą laiką.

Gauk naujienas pirmas!

Stebime komunikacijos pasaulio naujienas ir tendencijas. Visa tai pakuojame į mūsų naujienlaiškį. Nori jį gauti? Įrašyk savo el. pašto adresą. Kitkuo pasirūpins INK‘ai.

    Tai įvyko – INK naujienlaiškis jau žino kelią iki tavo pašto dėžutės. Ačiū! Geri darbai grįžta gerais laiškais.

    Informuojame, kad šioje svetainėje naudojami slapukai (angl. „cookies“). Paspaudę mygtuką „sutinku“, patvirtinsite savo sutikimą.